Een klant stuurt aan het einde van de middag een bericht. Er is nog iets nodig voor morgen. Je agenda zit vol en het valt buiten jullie afspraak. Toch hoor je jezelf zeggen: “Ik kijk er vanavond wel even naar.”

Niemand heeft gevraagd of je je avond wilt opgeven. Die keuze heb je zelf al gemaakt, nog voordat je hebt onderzocht wat er werkelijk nodig is.

Kort antwoord: Je neemt mogelijk te veel verantwoordelijkheid op je wanneer je regelmatig meer toezegt dan je kunt dragen, verwachtingen invult zonder ze te bespreken en je eigen afspraken steeds laat wijken. Kijk niet alleen naar hoe druk je bent. Kijk vooral naar het verschil tussen wat je hebt afgesproken en wat je daar zelf aan toevoegt.

Je kunt ergens verantwoordelijk voor zijn, zonder alles zelf te moeten dragen. Dat onderscheid is niet alleen belangrijk voor ondernemers met personeel. Ook als zelfstandige kun je steeds meer op je nemen voor klanten, opdrachtgevers en samenwerkingspartners.

Is het een drukke periode of een terugkerend patroon?

Een extra inspanning hoeft geen probleem te zijn. Soms kies je bewust voor een intensieve week, omdat een oplevering aandacht vraagt. Je weet waarvoor je het doet en wat je daarvoor tijdelijk opzijzet.

Het wordt een andere vraag wanneer die uitzondering nauwelijks nog een einde heeft. Je zegt telkens dat het volgende week rustiger wordt, maar bij elk nieuw verzoek verschuift je grens opnieuw.

Een bruikbare vraag is: heb ik hier bewust voor gekozen, of voelde kiezen niet meer als een mogelijkheid?

Daarmee hoeft je antwoord niet meteen nee te worden. Het maakt wel zichtbaar of je nog afweegt wat past, of vooral probeert te voorkomen dat iemand teleurgesteld raakt.

Vier momenten waarop je het kunt herkennen

1. Je zegt ja voordat je weet wat het vraagt

Je belooft iets op te pakken zonder naar tijd, omvang of bestaande afspraken te kijken. Pas daarna probeer je het ergens tussen te krijgen. De toezegging komt eerst; de gevolgen voor jou komen later.

Je kunt dat moment vertragen met: “Ik kijk eerst wat dit vraagt en kom er morgen op terug.”

2. Een vermoeden wordt voor jou een verplichting

Je denkt dat een klant snel antwoord verwacht. Dat een samenwerkingspartner jouw hulp nodig heeft. Of dat iemand jouw grens onprofessioneel zal vinden. Zonder het na te vragen ga je handelen alsof dat vaststaat.

Het verschil zit in een kleine vraag: “Wanneer heb je dit nodig?” Het antwoord kan anders zijn dan de haast die jij al voelde.

3. Je eigen afspraken zijn steeds de eerste die vervallen

Een middag voor administratie, een vrije avond of tijd om aan je aanbod te werken staat wel in je agenda, maar houdt zelden stand. Voor ieder ander verzoek zoek je een oplossing. Je eigen afspraak wordt geruisloos verplaatst.

Niet elke verschuiving is verkeerd. Maar als altijd hetzelfde moet wijken, vertelt dat iets over het gewicht dat je aan je eigen grenzen geeft.

4. Je probeert ook de reactie van de ander op te lossen

Je geeft een zorgvuldig antwoord, maar merkt dat de ander teleurgesteld is. Vervolgens bied je alsnog iets extra’s aan. Niet omdat de afspraak onredelijk was, maar omdat je het ongemak wilt wegnemen.

Je kunt aandacht hebben voor een reactie zonder je besluit meteen terug te draaien. “Ik begrijp dat je liever eerder geholpen wordt. Vrijdag is het moment waarop ik dit zorgvuldig kan doen.”

Wat is afgesproken, en wat voeg jij eraan toe?

In plaats van je hele manier van werken te veranderen, kun je beginnen bij drie recente situaties waarin je meer deed dan je vooraf van plan was. Schrijf bij elke situatie op:

  • De afspraak: wat heb ik daadwerkelijk toegezegd?
  • De toevoeging: wat ben ik daarnaast gaan doen of bewaken?
  • De aanname: wat dacht ik dat er zou gebeuren als ik dat extra niet deed?

Bijvoorbeeld: je hebt beloofd een voorstel te leveren op donderdag. Je voegt daar zelf aan toe dat je woensdagavond bereikbaar blijft voor alle mogelijke vragen. De aanname is dat de klant anders aan je betrokkenheid twijfelt. Maar hebben jullie die bereikbaarheid ooit besproken?

Dit is geen oefening om iedere extra inspanning af te wijzen. Je kunt bewust iets meer willen doen. Het gaat erom dat je het verschil weer ziet tussen een afspraak en een verwachting die je zelf hebt ingevuld.

En soms blijkt de oorspronkelijke afspraak al te ruim. Dan is niet de vraag hoe je die stilletjes kunt laten vallen, maar hoe je haar eerlijk opnieuw bespreekt.

Een grens kan ook zorgvuldig zijn

Stel je een zelfstandig adviseur voor die een rapport heeft afgerond. De opdrachtgever vraagt om een extra analyse. De adviseur wil behulpzaam zijn en begint direct. Later blijkt dat het geen kleine aanvulling is, maar een nieuwe vraag die meerdere uren vraagt.

In deze denkbeeldige situatie is de extra analyse op zichzelf niet het probleem. De ruimte om er een afspraak over te maken is overgeslagen.

Een andere reactie zou zijn:

“Ik zie waarom die aanvulling waardevol is. Ze valt buiten wat we hadden afgesproken. Ik kan eerst de omvang bekijken en daarna met je afstemmen wat haalbaar is en wanneer.”

Dat antwoord wijst de klant niet af. Het maakt de vraag bespreekbaar voordat de adviseur haar volledig op zich neemt.

Heb je al ja gezegd? Dan kun je terugkomen op je inschatting: “Ik heb te snel toegezegd. Nu ik het bekijk, vraagt dit meer tijd. Ik wil met je bespreken wat wel haalbaar is.”

Je laat een bestaande afspraak daarmee niet zomaar los. Je neemt verantwoordelijkheid voor je toezegging door tijdig duidelijk te zijn.

Wat als een grens stellen ongemakkelijk blijft?

Een heldere afspraak betekent niet automatisch dat jij je er meteen rustig bij voelt. Misschien blijf je denken dat je toch iets extra’s had moeten doen.

Je kunt jezelf dan afvragen: heb ik iets laten liggen wat bij mij hoort, of vind ik het moeilijk dat niet iedereen tevreden is? Dat zijn verschillende vragen, met verschillende antwoorden.

Wanneer het vooral draait om de overtuiging dat je altijd nodig moet zijn, sluit de blog Wanneer verantwoordelijkheid een tweede huid wordt daarop aan. Hier begint het onderzoek kleiner: bij de concrete toezeggingen en verwachtingen van jouw werkweek.

Bij business coaching kun je samen met Tineke onderzoeken wat er gebeurt op het moment dat je automatisch ja zegt. Niet vanuit een standaardregel over wat je moet weigeren, maar vanuit jouw situatie en wat je belangrijk vindt in je ondernemerschap.

Een vraag voor je volgende werkdag

Kies een verzoek waarbij je normaal meteen zou inspringen. Vraag eerst wat er precies nodig is. Kijk daarna naar je bestaande afspraken, ook die met jezelf, voordat je antwoord geeft.

Welke verantwoordelijkheid draag je vandaag omdat je ervoor hebt gekozen, en welke omdat je nooit hebt stilgestaan bij de vraag of zij bij jou hoort?

Wil je daar eens samen naar kijken? Plan een kennismaking met Tineke.

Veelgestelde vragen

Nog even helder op een rij

Kan ik te veel verantwoordelijkheid dragen als ik geen personeel heb?

Ja. Het kan ook gaan om onbesproken bereikbaarheid, extra werk voor opdrachtgevers of het voortdurend opvangen van de planning van een samenwerkingspartner. Je hoeft geen leidinggevende te zijn om je eigen ruimte telkens weg te geven.

Hoe blijf ik betrokken zonder alles op me te nemen?

Maak duidelijk wat je wel kunt bijdragen, wat je nodig hebt en waar jullie een nieuwe afspraak over moeten maken. Betrokkenheid hoeft niet te betekenen dat ieder verzoek direct een toezegging wordt.

Moet ik vaker nee zeggen?

Niet noodzakelijk. Begin met minder snel ja zeggen. Soms past een verzoek prima nadat je de omvang hebt besproken. Soms vraagt het een andere deadline, een beperktere bijdrage of alsnog een nee.